Letter Writing Study Material : Grammer (व्याकरण)
पत्र किसे कहते हैं? (What is the Letter Called?)
पत्र दो व्यक्तियों या संगठनों के बीच संवाद का एक माध्यम होता है। यह एक विशिष्ट विषय पर व्यक्ति या संगठन की ओर से दूसरे व्यक्ति या संगठन को लिखा जाता है। पत्रों का उद्देश्य भिन्न हो सकता है, जैसे- संबंधों को मजबूत बनाना, सूचनाओं को प्रेषित करना, अनुरोध करना इत्यादि। पत्र एक आधिकारिक दस्तावेज या निजी संवाद के रूप में हो सकता है। अर्थात विभिन्न प्रकार के पत्र हो सकते हैं, जैसे – शिकायत पत्र, अनुरोध पत्र, आवेदन पत्र, विज्ञापन पत्र आदि।
पत्र-लेखन क्यों जरूरी होता है? (Why is Letter Writing Necessary?)
पत्र लिखना व्यक्तिगत और व्यावसायिक जीवन दोनों में बहुत महत्वपूर्ण होता है। कुछ महत्वपूर्ण कारण निम्नलिखित हैं-
संवाद के लिए – पत्र लिखना संवाद का महत्वपूर्ण माध्यम होता है। यह दूसरों से संपर्क बनाए रखने और उनसे संवाद करने का मौका देता है।
ज्ञान और अभ्यास के लिए – लिखित माध्यम से हम अपनी भाषा सुधारते हैं और अपने विचारों को व्यक्त करने का अभ्यास करते हैं।
कार्यक्षेत्र में – आधिकारिक पत्रों के जरिए व्यावसायिक कार्यक्षेत्र में अभिवृद्धि करने में मदद मिलती है।
रिश्तों को मजबूत करने के लिए – व्यक्तिगत रिश्तों के मजबूत बनाए रखने के लिए पत्र लिखना बहुत महत्वपूर्ण होता है। परिणाम स्वरूप दोस्तों और परिवार के सदस्यों के साथ संपर्क बनाए रखने और उनके साथ रिश्ते मजबूत बनाने में पत्र सहायक होता है।
पत्र कैसे लिखना चहिए? (How to Write a Letter?)
पत्र लिखना आम तौर पर बहुत उपयोगी होता है, क्योंकि यह हमारी व्यक्तिगत या व्यापारिक आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अन्य व्यक्ति से संपर्क स्थापित करता है। पत्र लिखने के लिए निम्नलिखित चरणों का पालन करना चहिए-
– पत्र के शुरुआत में अपना पता, तारीख और उस व्यक्ति या संगठन का पता लिखें, जिसको आप पत्र लिख रहे हैं।
– अपनी बात का विस्तार से वर्णन करें। अपनी बात बहुत साफ़ और संक्षेप में रखें ताकि वह आसानी से समझ में आ सके।
– आपके पत्र का उद्देश्य क्या है इसे स्पष्ट करें। अपनी मांग, अनुरोध या सुझाव को स्पष्ट करें ताकि पाठक आपकी बात समझ सके।
– आपके पत्र के अंत में अपना नाम, ईमेल आईडी और किसी अन्य संपर्क जानकारी को शामिल करें। इससे पाठक को आपसे संपर्क करने में आसानी होगी।
– अपने पत्र को संदर्भित व्यक्ति या संगठन को भेजें जिससे आप अपनी बातचीत करना चाहते हैं। उनके नाम, पद और पता को पत्र के शुरुआत में लिखें ताकि आपका पत्र उन्हें सीधे पहुँच सके।
विद्यार्थियों को पत्र कैसे लिखना चाहिए? (How Should Students Write Letters?)
विद्यार्थी को पत्र लिखना आमतौर पर उनके अध्ययन जीवन, संघ गतिविधियों, स्कूल या कॉलेज के कैंपस सुविधाओं और स्कूल या कॉलेज के प्रशासन द्वारा लिए गए कोई भी निर्देशों या नियमों के संबंध में सूचना देने के लिए होता है। यदि आप एक विद्यार्थी हैं और पत्र लिखना चाहते हैं, तो निम्नलिखित चरणों का पालन करें-
पत्र के शुरुआत में अपना पता, तारीख और उस व्यक्ति या संगठन का पता लिखें, जिसको आप पत्र लिख रहे हैं।
पत्र में वे सब बातें लिखे जिसका समाधान चाहिए या जो समस्या है। पत्र में समझौता और संबंधों के बारे में भी चर्चा करें। यदि आप इसे किसी संघ के लिए लिख रहे हैं, तो संघ द्वारा आयोजित किसी भी गतिविधि के बारे में भी लिख सकते हैं।
– अपने पत्र का उद्देश्य आपकी लिखित वाणी के माध्यम से अपनी बात रखना होता है। आपको यह तय करना होगा कि आपका पत्र आपके उद्देश्य के अनुसार स्पष्ट होता है, पत्र के शीर्षक में अपने उद्देश्य को स्पष्ट करें।
– अपने पत्र में अपनी बात स्पष्ट करें। आपको यह निश्चित करना होगा कि आपका पत्र आपकी बात को स्पष्ट करता हो। अपने विचारों को स्पष्ट करें और जरूरत होने पर उदाहरणों दें। ताकि पाठक आपके पत्र का साकारात्मक परिणाम अपको दे सकें।
पत्र लिखने की शैली क्या होती है? (What is the Style of Letter writing?)
पत्र लिखने की शैली उस परिस्थिति और उद्देश्य पर निर्भर करती है, जिसमें आप लिख रहे हैं। यह आपके पत्र के उद्देश्य, पाठक के स्तर और आपके अनुभव और प्रतिभा पर भी निर्भर करता है। नीचे दिए गए कुछ सामान्य शैलियों को अपनाकर आप अपने पत्र को एक बेहतर रूप दे सकते हैं-
व्यक्तिगत शैली – यह शैली उन पत्रों के लिए उपयुक्त है, जो अपने दोस्तों, परिजनों या परिचितों को लिखे जाते हैं। इसमें आप आमतौर पर आपके स्नेही या परिवार के लोगों के साथ संवाद करते हुए अपने भावों और विचारों को साझा करते हैं।
आधिकारिक शैली – यह शैली उन पत्रों के लिए उपयुक्त है, जो अधिकारिक परिस्थितियों में लिखे जाते हैं, जैसे कि कंपनी या सरकारी विभाग के लिए आवेदन पत्र या शिकायत पत्र। इसमें आपको आधिकारिक भाषा, फॉर्मेट और संरचना का पालन करना होगा।
व्यापारिक शैली – यह शैली व्यवसायिक या कारोबारी संदेशों के लिए उपयुक्त होती है।